咱们先别整那些虚头巴脑的理论，把账本当成记账的记事本来看就行，没那么多条条框框能卡住手脚。应付款这事儿，说白了就是企业欠了供应商的钱，要么应付给员工的工资，这笔账得记清楚，不然后面审计时那些大难题就全砸到自己头上了。 有时候你会认定，应付账款不就是长长的数字吗？确实是，但真要记出来，还得看钱啥时候变成了真的债务。

要是钱还在你账上，那是流动资产，要记在“货币资金”那一栏，叫“应付账款”。

这时候发票还没销货，货没收到，钱也没动，那只是个欠条罢了。一旦货发了，钱没转走，那这笔钱就成了流动负债，得记在“流动负债”下的“应付账款”里。

要是货发了钱也走了，那就变成“预付账款”里的变数了，得看当时有没有预付，有预付了就记成短期负债，这叫预付账款，本质上是你提前给供应商发了一张“购物券”，等钱到了，券就作废了。 这里有个特别好办踩坑的地方，就是转嫁风险和违约的难题。供应商给你发了货，钱还没付，这时候你得先填个“合同负债”，出于它归于收了钱但还没确认收入，还得记“应交税费——应交增值税（销项税额）”。等货发完了，发票也出了，那这笔钱就得从“合同负债”转到“应付账款”了，这时候你就彻底承担了付款义务。

要是供应商给你发货，钱也还没收到，那这就是买方风险了，你要把货留在手里，那钱得记在“预付账款”里，等你收到货再记成“应付账款”。 再看工资这块，人力成本里应付款占了一半以上，这得特别注意。

要是你是个体户，员工工资还没发到手里，那这笔钱得记在“应付职工薪酬”，不是直接记工资，出于工资还没形成，得先形成负债，等到实际发钱时，再从“应付职工薪酬”转到“银行存款”。

要是是公司，员工工资发还得交社保，那这笔钱得记在“应付职工薪酬”，而社保费用单独记在“应交税费——应交社会保险费”里。

要是你老板偷懒，不给发票，那这笔钱也得先记在“应付职工薪酬”，等发票到了，再从“应付职工薪酬”转到“管理费用”要么“主营业务成本”，这就涉及到税务难题了，税务局看你要不要减免，看你有没有取得发票，没有发票你可能就少交税了。 举个例子，某小厂 5 月 1 日，跟供应商甲签了个合同，5 月 31 日发了 10 个纸箱，甲方没给发票，也没给钱。

那这 10 个纸箱的钱，5 月 31 日你得先记在“合同负债”10000 元。等 6 月 1 日甲方把发票寄过来，你也把 10000 元记在“应付账款”，与此同时要把那笔 10000 元里的增值税局部（假设税率 13%）算进去，记在“应交税费”。

那你这供应商甲，实际上是你的哥们儿，你帮他办了个赊账，等钱到了，你再记成“预付账款”，等你收钱时，再记成“应付账款”转回给供应商甲。 还有，银行承兑汇票那玩意儿，也是应付款的一种特殊形式。大量人当作银行承兑汇票是信用证，那是错的，银行承兑汇票是信用，但本质还是应付账款。你公司签了汇票，钱还没付，那得记在“预付账款”，然后等汇票到了，再记成“应付账款转销”，这时候你的应付账款就消亡了。

要是你公司用分期付款买设备，也归于应付款的一种，但要注意，分期付款不是买设备，是租设备，故此不能直接记应付账款，得记“长期应付款”，等到设备用完了，再把这笔钱记成“应付账款转销”。 实际上做账最怕的就是记错科目，把“预付账款”当成“应付账款”记，把“合同负债”当成“应付账款”记，这俩东西别看都是负债，但性质彻底不同。预付账款是你占了供应商的钱，是资产性质的，记在资产栏；应付账款是你欠供应商的钱，是负债性质的，记在负债栏。

要是记反了，那财务报表一出来，就是负债累累，资产没钱，到时候被审计师一抓一个准，直接定性为财务造假，轻则罚款，重则入刑。

故此，记应付款再好办，实际上得把钱的流向、工夫的节点、货的归属都理明白，别被数字骗了。